דו''ח עומק סביבתי הבוחן נדל''ן עסקי- חלק 2

תהליך הארגון מחדש של תשתיות הנדל"ן העסקי, משרדים להשכרה ונכסים שונים- חלק 2

בחלקו הראשון של המאמר סקרנו את השלבים הראשוניים בארגון מחדש של תשתיות הנדלן. הכנת מפרט דרישות וצרכים, הגדרת תקציב, סקירת והעדפת אלטרנטיבות בכל הפרמטרים.

בפרק זה השני והאחרון של המאמר אנו נציג את ההמשך לתסריט הארגון מחדש של תשתיות הנדל"ן הארגוניות ונתאר את השלבים בתהליך ומרכיביהם העיקריים, כפי ש HiLAND רואה אותם ובהסתמך על שיטת עבודתה הייחודית. בפרק זה נתמקד בדוחות חיוניים נוספים, בשלב המו"מ ועד לשלב המעבר. אין באמור כל כוונה להקיף את כל האפשרויות והמקרים העשויים להתרחש בעת תהליך ההתארגנות, לבד מהצגת תמונה כללית לגבי גישת HiLAND ושיטת עבודה.

 
v      דו"ח עומק סביבתי (In depth environmental report)

דו"ח זה מספק את המידע הסופי הנדרש על מנת להשלים את התמונה הכוללת בנוגע להשלכות פעילות החברה באתר הייעודי. דו"ח זה יכלול מידע עומק במספר מישורים חשובים, אשר עלולים להשפיע מאוד על פעילות הארגון בעתיד. אי מתן המשקל הנדרש להיבטים כמו השירותים העסקיים בסביבה, נגישות ועומסי תחבורה, איכות הסביבה וזיהומים, תחומי עיסוק שכנים ורמת חיכוך, רמת פשיעה בסביבה, שירותים רפואיים וכו' עשוי להעמיד את הארגון בסיטואציות לא צפויות בעתיד.

מקורות המידע לדו"ח זה הינם מקיפים ונאספים בדרך של סיור באתר, סקר טלפוני, שיחות אישיות עם בעלי תפקידים, מפגש עם נציגי רשויות ובעלי תפקידים, מידע מהלשכה המרכזית לסטטיסטיקה, המשרד לאיכות הסביבה, מאגרי מידע עסקי, אינטרנט ודו"חות כספיים.

הדו"ח מספק מידע במישורים הבאים:

§         שירותים עסקיים בסביבה: בנקים, מזון, דואר, מרכזי קניות וכיוב'.

§         נגישות ועומסים:

o        תחבורה ציבורית ולו"ז ממרכזי המגורים בשעות העומס.

o        רישום מסלולי הגעה לאתר.

o        עומסי תנועה ותאונות בצירים המובילים.

§         איכות הסביבה:

o        מקורות רעש ועוצמה, מול תקנים.

o        מקורות זיהום  אוויר סביבתיים, מול תקן.

o        רמת קרינת סלולר ואנטנות בסביבה.

o        קווי מתח גבוה וקרינה.

§         שכנים: חברות סמוכות - תחומי עיסוק, נתונים עסקיים ורמת חיכוך מוערכת.

§         פשיעה: רמת הפשיעה בסביבה, נתונים ומגמות.

§         שירותי בריאות: בתי חולים ובתי מרקחת בקרבת מקום.

§         אגרות לרשויות והנחות: עסק וארנונה.

§         יזם/משכיר: ניתוח רקורד עסקי, רמת שביעות רצון לקוחות ורמת סיכון (דירוג אשראי, מצב פיננסי וכיוב').

v      דו"חות אד-הוק ((Ad hoc reports

לפי צורכי הארגון הייחודיים ניתן להעמיק בהיבטים תפעוליים וכלכליים שונים ולערוך דו"חות נוספים ע"פ דרישה. לדוגמא: תחשיבי עלויות הספקה והובלה, בניית אופטימיזציה בשרשרת האספקה של הארגון לאתר החדש וממנו וכיוב'.

v      שלב המו"מ העסקי (business negotiating)

בשלב זה ינוהל מו"מ עסקי במישרין, או באמצעות גורם מייצג על מנת לסכם את כל המרכיבים העסקיים בהתקשרות. בדרך כלל מוגשת הצעה להשכרת משרדים / נכס עסקי / מסחרי ע"י היזם / משכיר הכוללת מפרטי גמר כלליים, אשר נענית בתגובה ובדיון לגופה של ההצעה ע"י השוכר. לעתים מוגשת הצעה נגדית ע"י השוכר כאשר הפערים הם גדולים, כטכניקה של מו"מ ו/או על מנת לוודא אם יש בסיס להמשך דיון.

בתום שלב זה מגובש נייר הסכמות על כל האלמנטים המסחריים בעסקה לרבות: גודל נדרש, יחסי ברוטו נטו, מחיר למ"ר, עלויות גמר ואופן מימון, מחירי וסוג חניות, עלויות ניהול, לוחות זמנים לאכלוס, תקופות שכירות ואופציות, שינויי מחיר, בטחונות, אופן ותדירות התשלום ואלמנטים נוספים שעשויים להשפיע על התנאים המסחריים. במידה ושודרג מפרט הגמר, הרי שבמסמך המסכם יצוינו כל הפרמטרים ששודרגו מול המפרט הבסיסי.

v      השלב המשפטי (legal phase)

בשלב זה מועבר מסמך ההסכמות המסחרי לעורכי הדין של הצדדים, אשר מחליפים טיוטות חוזה ראשונות ביניהם על מנת לגבש מכסימום הסכמות נוסח ומהות עד לכינוס מחודש של הצדדים עם היועצים המשפטיים. במפגש זה בד"כ ישנו מעבר על כל ההערות לחוזה ומתן פתרונות לאחר דיון ופשרה.

במקביל לשלב זה נכנסים לפעולה האדריכל והיועצים השונים של השוכר על מנת לגבש את הנספחים לחוזה ולצורך מתן הערות בתחומם (בד"כ תכנון גמר ומפרט גמר טכני, כיבוי אש, ביטוח ניהול וכו').

לעתים נדרשות ישיבות נוספות בין הצדדים בכפוף למורכבות החוזה עד הסגירה בה נכנסות ההערות סופיות לחוזה, אליו מצורפים הנספחים השונים אשר נחתמים על ידי הצדדים.

v      שלב התכנון והביצוע (finishing design planning & execution) 

בשלב זה משלים האדריכל את תכנון עיצוב הפנים (תכניות חלוקה, מערכות וריהוט), מעביר אותו לאישור היועצים השונים ומוציאו לביצוע. במהלך הביצוע באתר מתקיים פיקוח בד"כ באמצעות מפקח/אדריכל השוכר. 

הפעולות המקובלות במסגרת הבינוי הפנימי, חלוקה לחדרים, תקרות, יחידות המיזוג והתאורה, דלתות ומשקופים, דלת כניסה לארגון, צנרת ונקודות חשמל ותקשורת, מטבח ושירותים, עיצובים מיוחדים לפי המפרט וכו'.

לאחר מכן מותקנות תשתיות התקשורת של הארגון לטלפוניה, רשת פנימית, אינטרנט ואלחוט.  בשלב האחרון מוצב הריהוט הייעודי לנכס, השילוט וכיוב'.

v      שלב המעבר וההיערכות (relocation phase)

על ההנהלה לבצע תקצוב ותזמון מעבר מסונכרן לצמצום שלב השבתת הפעילות. מעבר יכול להיות מרוכז ולהיעשות בבת אחת ע"י שיתוק הארגון וקיום מאמץ מרוכז עד להפעלה מחודשת בתפוקה מלאה, או בדרך של מעבר מדורג בו עוברות מחלקות שונות (או הארגון בחתכים רוחביים) בתהליך מתמשך יותר. על ההנהלה לבחון את שתי השיטות על עלויותיהן והשפעתם על רציפות הייצור (מתן השירות) והאספקה ללקוחות הפירמה.

על תקציב מעבר ראוי לכלול בין היתר את האלמנטים הבאים:

תוספת גימור שתחול על השוכר, עלות אדריכל פנים, עלות רישות תקשורת והתקנת שרתים, העתקת/התקנת מרכזיה, העתקת קווי בזק, נגרות ייעודית, עלות אריזה והובלה, שינוי כתובות והדפסת חומר שיווקי מחייב, מפקח בינוי וגימור, חברת ייעוץ כלכלי/הנדסי, זמן ניהולי נדרש, זמן הפסקת פעילות (DOWNTIME) וכיוב'.

ככל שמורכבות אופי הארגון גדולה יותר (תעשייה) כן שלב המעבר מתארך וכרוך בעלויות גבוהות יותר ביחס לארגוני שירותים, אשר ברוב המקרים קלים יותר לתזוזה. לעתים אורך זמן רב עד שארגון תעשייתי חוזר לקצב תפוקה מלא לאחר המעבר.